Dobry piknik firmowy zaczyna się dużo wcześniej niż w dniu rozstawienia namiotów. Pierwszym rozsądnym krokiem jest doprecyzowanie charakteru imprezy, liczby gości oraz oczekiwanego sposobu spędzania czasu, a kolejne decyzje podejmować już na podstawie jasno zdefiniowanych potrzeb Odmiennego podejścia wymaga duże wydarzenie integracyjne z rozbudowanym programem, dlatego rozpoczynanie od przypadkowej listy usług może utrudnić późniejszą logistykę. Im wcześniej powstanie logiczny plan, tym łatwiej kontrolować kolejne decyzje a zespół przygotowujący wydarzenie może podejmować decyzje w przewidywalnej kolejności.
Najpierw cel i uczestnicy, później atrakcje
Pierwszą pokusą podczas planowania bywa wybieranie najbardziej efektownych punktów programu, choć bezpieczniej najpierw ustalenie profilu uczestników. Jeżeli zaproszeni są pracownicy z dziećmi, program powinien łączyć aktywności dla dorosłych oraz młodszych uczestników. W wydarzeniu nastawionym przede wszystkim na integrację większe znaczenie mogą mieć zadania wymagające współpracy. Celem nie powinno być wykorzystaniu jak największej liczby dostępnych możliwości, lecz na takim ułożeniu aktywności, aby nie konkurowały ze sobą o uwagę.
Na etapie briefu dobrze określić proporcję dorosłych i dzieci, możliwości parkingowe oraz to, czy uczestnicy mają podążać za scenariuszem, czy korzystać z atrakcji we własnym tempie. Dobrze przygotowany brief staje się podstawą kolejnych ustaleń ponieważ charakter grupy wpływa na dobór programu. Jeżeli podstawowe dane zmieniają się na ostatnim etapie, łatwo o niepotrzebne poprawki, dodatkowe koszty i problemy logistyczne.
Lokalizacja i infrastruktura – elementy, których nie warto zostawiać na koniec
Sama estetyka lokalizacji nie przesądza o jej funkcjonalności. Przed podpisaniem ustaleń dotyczących terenu warto sprawdzić możliwości wjazdu samochodów dostawczych, a także dostępu do energii. Pozornie niedroga lokalizacja może wymagać dodatkowego zaplecza, które zmieni rzeczywisty koszt wydarzenia Ważne jest również zaplanowanie ciągów komunikacyjnych pomiędzy cateringiem, sceną i atrakcjami.
Dobrze rozrysowana przestrzeń obejmuje strefę gastronomiczną, miejsca siedzące i program rozrywkowy. Niektóre elementy wymagają bezpiecznego odstępu, dlatego układ warto ustalić przed rozpoczęciem prac technicznych. Przy większym wydarzeniu z wieloma aktywnościami, trzeba zadbać o czytelną komunikację dla uczestników. Uczestnik powinien intuicyjnie wiedzieć, gdzie znaleźć kolejną strefę podczas gdy zaplecze techniczne działa w tle.
Jedna cena nie wystarczy – co naprawdę powinno znaleźć się w ofercie?
Kiedy brief jest już wstępnie uporządkowany osoba odpowiedzialna za wydarzenie często wpisuje w wyszukiwarkę organizacja pikników firmowych, a później analizuje dostępnych wykonawców. Najbardziej użyteczne porównanie nie powinno jednak ograniczać się do wartości zapisanej na końcu kosztorysu. Znacznie ważniejsze jest porównanie zakresów odpowiedzialności poszczególnych wykonawców takie jak catering, program i atrakcje czy zabezpieczenie pogodowe. Dwie oferty o podobnej cenie mogą obejmować zupełnie inny zakres.
Im bardziej rozbudowany piknik, tym większego znaczenia nabiera podział odpowiedzialności. Jeżeli catering, scena, atrakcje i infrastruktura pochodzą od różnych dostawców, trzeba wskazać osobę odpowiedzialną za synchronizację poszczególnych elementów. Jeżeli nikt nie zarządza całością łatwo o problemy z dostępem do terenu. Im większa impreza, tym mniej miejsca pozostaje na improwizację dlatego warto wcześniej ustalić osobę decyzyjną po obu stronach.
Dobry scenariusz obejmuje także to, czego organizator nie chce wykorzystać
Wydarzenie plenerowe zawsze jest częściowo zależne od warunków, których nie da się kontrolować. Zapasowy scenariusz nie powinien być oznaki przesadnej ostrożności, lecz narzędziem ograniczającym konieczność podejmowania chaotycznych decyzji. Trzeba ustalić, które atrakcje mogą działać podczas lekkiego deszczu, a także które aktywności można zastąpić innymi.
Nieprzewidziane sytuacje nie dotyczą jedynie pogody, dlatego warto uwzględnić także opóźnienie dostawy. Nie wszystkie ryzyka można całkowicie wyeliminować, ale można przygotować procedury ograniczające skutki najczęstszych problemów. Przydatne okazuje się posiadanie aktualnego harmonogramu montażu i programu. Dzięki temu zespół nie traci czasu na ustalanie, kto powinien zareagować zamiast opóźniać reakcję.
Dobrze przygotowany piknik nie musi mieć największego budżetu ani najdłuższej listy atrakcji. Znacznie ważniejsze są spójne założenia, koordynacja wykonawców i gotowość na zmianę warunków. Najlepszym efektem logistycznym jest sytuacja, w której uczestnik nie musi zastanawiać się, jak działa wydarzenie a kolejne punkty realizowane są zgodnie z przygotowanym scenariuszem.
Adventure Extreme Sp. z o.o.
43-300 Bielsko Biała
Złotych Kłosów 58/112 – adres rejestrowy
43-300 Bielsko Biała
Kaczeńców 31
biuro@pikniki-firmowe.com.pl
NIP 9372670032
Regon 243571295
tel 503 158 738
+Tekst Sponsorowany+